Cómo crear y gestionar campañas en Trovaly

Cómo crear y gestionar campañas en Trovaly

Antes de empezar

  • Un dominio de envío verificado en Ajustes → Dominios de envío.
  • Un avatar ICP en la sección Avatares (opcional, pero mejora la calidad de los emails generados).
  • Si importas un CSV: base de contactos propia con base legal para contactarlos (Art. 6.1.f RGPD).

Paso 0 — Seleccionar cliente (solo plan Agency)

En el plan Agency el wizard empieza pidiendo el cliente al que pertenece la campaña. La identidad de envío (dominio, firma y pie legal) se aplica automáticamente según el cliente elegido. También puedes optar por «Campaña propia de la agencia».

Paso 1 — Fuente de leads

Cuatro opciones para obtener los contactos de la campaña:

Buscar en Google Maps con IA (recomendado)

Describes qué vendes, a quién te diriges y en qué zona. La IA genera los términos de búsqueda de Google Maps más relevantes y una lista de ciudades sugeridas. Tú seleccionas las combinaciones que quieres antes de confirmar.

Buscar en Google Maps manualmente

Introduces directamente el tipo de negocio y las ubicaciones. El número máximo de leads por extracción depende del plan: Free 50 · Starter 500 · Pro / Agency 2.000. El slider también se ajusta a los contactos disponibles en tu cupo total.

Usar una lista existente

Selecciona una de tus listas de leads guardadas. La campaña arranca de inmediato sin nueva extracción.

Importar desde CSV

Sube un archivo CSV con tu propia base de contactos. Columna obligatoria: empresa (o business_name, nombre, company). Opcionales: email, teléfono, web, dirección, ciudad, país, sector. Debes confirmar que dispones de base legal para contactarlos.

Paso 2 — Personalización

Antes de iniciar la extracción, el wizard te pide dos datos que la IA utilizará al redactar la secuencia:

  • Tono de la secuencia: elige entre Directo, Profesional o Formal según el perfil de tus destinatarios y tu sector.
  • Prueba social o argumento clave: un caso de éxito, un dato de impacto o un diferenciador que la IA incorporará de forma natural en el copy de los emails.

Paso 3 — Extracción de leads

Tras confirmar, Trovaly inicia la extracción. El comportamiento depende del proveedor activo:

  • Google Places API: síncrona. Los leads aparecen en segundos.
  • Apify: asíncrona. La campaña pasa a estado Extrayendo leads y el sistema comprueba el progreso cada 5 minutos. Puedes cerrar la ventana; la extracción continúa y recibirás notificación al terminar. Si la sesión se interrumpe, verás un aviso de recuperación al volver al detalle de la campaña.

Los leads se puntúan automáticamente según las reglas de ICP Scoring configuradas en Ajustes → Puntuación ICP.

Paso 4 — Secuencia de emails

Desde el detalle de la campaña, pulsa Generar secuencia en el panel Journey. La IA crea entre 3 y 7 emails usando el avatar, el tono y el argumento clave configurados. Puedes editar cada email, cambiar intervalos o eliminar pasos. Activa el test A/B para que la IA genere una variante B del primer email.

Llamada a la acción (CTA) por paso

Cada paso de la secuencia tiene su propia llamada a la acción, configurable de forma independiente desde el editor de la secuencia. Haz clic en Configurar CTA dentro de cada paso para elegir el tipo:

  • Responder a este email — Sin enlace externo. Mayor tasa de respuesta en frío. Recomendado para la mayoría de campañas.
  • Agendar cita — Enlace a Calendly, Cal.com o Google Calendar.
  • Formulario / solicitud — Enlace a Typeform, Google Forms, etc.
  • WhatsApp — Enlace directo a WhatsApp Business.
  • Enlace libre — Landing page, caso de éxito, demo, etc.
  • Sin CTA — Email de nurturing sin llamada a la acción.

Si has activado A/B testing, cada variante (A y B) puede tener un CTA diferente, lo que te permite comparar el impacto de distintos tipos de llamada a la acción en el mismo paso.

Paso 5 — Lanzar

Inbox rotation (opcional)

Si tienes varias identidades de envío configuradas, puedes activar la rotación antes de lanzar. Trovaly distribuirá los envíos entre ellas para diversificar el origen y proteger la reputación de cada dominio.

Verificaciones automáticas

Trovaly comprueba antes de cada envío: filtro anti-spam, verificación de calidad de email (NeverBounce, ZeroBounce, Bouncer o MillionVerifier si están activos en Integraciones) y supresión cross-campaña (si tienes Zoho CRM con supresión habilitada).

Email de prueba

Disponible antes y durante la campaña activa. Te envía una copia para verificar formato y contenido.

Estados de la campaña

EstadoSignificado
BorradorRecién creada, sin leads ni secuencia
Extrayendo leadsExtracción Apify en curso en segundo plano
ListaLeads y secuencia listos, pendiente de lanzar
ActivaEnvíos en curso
PausadaEnvíos detenidos temporalmente
CompletadaTodos los pasos enviados a todos los leads. La transición a este estado ocurre automáticamente cuando se completa el último envío.

Acciones sobre una campaña activa

  • Pausar / Reanudar: detiene o retoma los envíos de inmediato.
  • Optimizar con IA: disponible cuando hay 50 o más emails enviados. La IA analiza resultados y propone mejoras en los pasos con peor rendimiento.
  • Re-extraer leads: lanza una nueva extracción con los mismos parámetros para añadir más contactos.
  • Clonar campaña: disponible en campañas completadas. Crea una copia con la misma configuración lista para reutilizar.
  • Registrar respuesta manual: desde la tabla de leads de la campaña, el menú de acciones de cada lead permite registrar una respuesta recibida por un canal externo (teléfono, LinkedIn, WhatsApp, etc.), indicando el canal, la intención detectada y una nota. Esto actualiza el estado del lead y sus métricas de conversión.
  • Eliminar lead individual: cada fila de la tabla de leads de la campaña dispone de un botón Eliminar que envía ese lead a la papelera de reciclaje directamente, sin necesidad de selección múltiple.
  • Acciones masivas sobre leads: en la tabla de leads puedes seleccionar varios registros a la vez y aplicar en bloque: cambiar estado, añadir a una lista, exportar o mover a la papelera. Los leads eliminados —tanto de forma individual como masiva— se conservan en la papelera durante 60 días y pueden restaurarse en cualquier momento durante ese período; transcurrido el plazo se purgan automáticamente.

Métricas de la campaña

El detalle de una campaña lanzada muestra: leads en secuencia, emails enviados, bajas (con %), rebotes (con %), tasa de apertura única (leads únicos que abrieron / leads únicos contactados), tasa de clicks y tasa de respuesta. En Rendimiento por email verás el desglose por paso; si activaste A/B, aparecen las variantes A y B por separado con sus métricas, fechas de envío y el ganador determinado automáticamente por significancia estadística.

El KPI Intención de respuesta clasifica automáticamente cada respuesta recibida por intención detectada: interesado, pide reunión, no interesado, respuesta automática, entre otros. Este indicador aparece siempre en el panel de métricas de la campaña y en el dashboard de analytics (sección BOFU).

La sección Rendimiento de links desglosa los clics recibidos por cada enlace de la campaña, diferenciando entre enlaces CTA y enlaces de firma. Esto te permite comparar qué llamadas a la acción generan más interacción en cada paso de la secuencia.

Consejos

  • Usa siempre ciudad o región en la búsqueda: mayor precisión, menor volumen.
  • Para un primer test, entre 100 y 300 leads es un volumen manejable antes de escalar.
  • El CTA «Responder a este email» da la mayor tasa de respuesta en outreach en frío.
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