Para qué sirve la integración

La integración con Zoho CRM cierra el ciclo entre la prospección y el pipeline comercial: cuando un lead interactúa con tus emails, Trovaly lo sincroniza automáticamente en Zoho CRM. Y cuando tu equipo actualiza el estado del deal en Zoho, Trovaly recibe esa información y actualiza las métricas de conversión de la campaña.

Cómo conectar — dos pasos obligatorios

Paso 1: Crear tu aplicación OAuth en Zoho API Console

Trovaly necesita tus credenciales de Zoho (Client ID + Client Secret) para autenticarse con el datacenter europeo. Sigue estos pasos:

1. Ve a api-console.zoho.eu e inicia sesión con tu cuenta Zoho.
2. Haz clic en Add Client → elige Server-based Applications.
3. En Authorized Redirect URIs, pega la URL de callback de Trovaly que aparece en el formulario de la integración (usa el botón de copia).
4. Guarda la aplicación y copia el Client ID y el Client Secret.
5. En Trovaly (Integraciones → Zoho CRM → Paso 1), introduce el Client ID y el Client Secret y haz clic en Guardar credenciales.

Las credenciales se guardan cifradas con AES-256. El Client Secret nunca es visible tras guardarse. Si necesitas actualizarlas, usa el botón Editar.

Paso 2: Autorizar el acceso a Zoho CRM

Con las credenciales guardadas, haz clic en Conectar con Zoho CRM. Se abrirá la pantalla de autorización de Zoho. Acepta los permisos solicitados (lectura y escritura sobre Leads, Contacts y Deals). Serás redirigido a Trovaly y la integración quedará activa.

Mapeo de campos

Puedes personalizar cómo se mapea cada campo de Trovaly al módulo Leads de Zoho CRM. Los campos editables son: business_name, email, phone, website y city. Si tienes campos personalizados en Zoho, aparecen en el selector una vez conectada la cuenta. El campo Lead_Source se establece siempre como «Trovaly» de forma automática y no es editable.

Envío de leads a Zoho (Trovaly → Zoho)

¿Cuándo enviar leads?

• Manual: tú decides qué leads sincronizar desde la tabla de leads de cada campaña. Es el modo más conservador.
• Al tener interacción: sincronización automática cuando el lead alcanza un umbral de engagement configurable: apertura del email, clic en un enlace, o respuesta. El lead se sincroniza una sola vez, al alcanzar ese umbral por primera vez.
• Inmediato: el lead se envía a Zoho en el momento de ser extraído. Útil si también haces llamadas telefónicas en paralelo al outreach por email.

¿Qué leads sincronizar?

• Leads sin email: activa para enviar también los leads que solo tienen teléfono o dirección física.
• Leads sin teléfono: activa para incluir leads que solo tienen email.

También puedes configurar el Estado por defecto que tendrá el lead al crearse en Zoho (ej. «Nuevo», «Contactado»…). Si lo dejas en blanco, Zoho usa su valor predeterminado.

Recepción de cambios desde Zoho (Zoho → Trovaly)

Trovaly necesita saber cuándo cambia el estado de un lead o deal en Zoho para actualizar las métricas de conversión. Hay dos mecanismos complementarios:

• Polling automático (siempre activo): Trovaly consulta Zoho cada 30 minutos de forma automática. No requiere configuración adicional. Puedes forzar una sincronización manual con el botón Sincronizar ahora.
• Webhook en tiempo real (opcional): para recibir cambios al instante sin esperar al ciclo de 30 minutos. Trovaly te proporciona una URL y un token para configurarlo en Zoho CRM → Automatización → Webhooks. El polling sigue activo como red de seguridad aunque el webhook esté configurado.

El campo personalizado Trovaly_Lead_ID se crea automáticamente en el módulo Leads de Zoho al conectar — este campo vincula los registros entre ambas plataformas para el tracking de conversiones.

Configuración de conversión (pipeline y stage ganado)

Selecciona qué pipeline y stage de Zoho representa un deal ganado. Trovaly actualizará el contador de ventas de la campaña cuando un deal llegue a ese stage. Si tienes múltiples pipelines en Zoho, puedes elegir en cuál hacer el seguimiento.

Deduplicación al importar

Activa la deduplicación para que Trovaly verifique si los leads ya existen en Zoho antes de importarlos. Puedes elegir en qué módulos verificar:

• Módulo Leads: busca por email en leads existentes.
• Módulo Contacts: busca por email en contactos ya convertidos.
• Módulo Accounts: busca por nombre de empresa en cuentas.

Cuando se detecta un duplicado, puedes elegir entre Solo marcar (el lead se importa con un badge de «en CRM», tú decides si excluirlo al lanzar) o Excluir al lanzar (el lead se importa pero Trovaly lo omite automáticamente en cada lanzamiento de campaña). La deduplicación nunca bloquea el scraping.

Limpieza de leads de bot

Los escáneres de seguridad de email (Proofpoint, SafeLinks, Barracuda…) pre-cargan los enlaces y el pixel de seguimiento, lo que puede haber enviado a Zoho leads sin engagement humano real. Hay dos herramientas de limpieza:

• Limpiar leads de bot: elimina de Zoho los leads que no alcanzan el umbral de engagement configurado (apertura, clic o respuesta, según tu configuración de sync).
• Limpiar + huérfanos: además de lo anterior, busca directamente en Zoho todos los leads con Lead_Source=«Trovaly» y elimina los que Trovaly no reconoce localmente.

La herramienta Re-sincronizar aperturas reales funciona en sentido contrario: envía a Zoho los leads que sí cumplen el umbral y no están aún sincronizados, y elimina de Zoho los leads dados de baja.

Importante: estas operaciones no se pueden deshacer. Revisa siempre el mensaje de confirmación antes de ejecutarlas.

Reconexión y gestión de credenciales

El botón Desconectar pausa la sincronización pero conserva tus credenciales para poder volver a conectar sin reintroducirlas. Si necesitas revocar completamente el acceso, usa Eliminar credenciales — esto también revoca la autorización OAuth.